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全国青少年科学影像节活动组织工作手册
更新日期:2017-4-3    作者:中国科协青少年科技中心    编辑:admin    点击量:3351

第五部分 展映展评活动管理

 

一、场地管理

(一)场地设置

影像节展映展评活动期间设置节日盛典场地、技能测试场地、专家评审场地、作品展评场地、交流分享场地、科普讲座场地、颁奖典礼场地、作品推介场地,以及优秀科普艺术作品展示等场地。

(二)场地设置标准及要求

1.节日盛典场地

节日盛典场地通常应设在室内,可容纳不少于800人左右。场地具备主席台、灯光、舞美、投影、播放系统等晚会应具备的条件。

2.技能测试场地

场地通常应容纳约300人左右,如场地条件不允许,可按小学组、中学组两个组设置若干个教室,场地内每三人一组摆放桌椅,标明作品编号。小组之间要有一定间隔,参加学生需自行携带多媒体设备,测评所需制作素材由组委会统一提供。现场只提供局域网络环境。

3.专家评审场地

专家评审场地包括评审主任办公会会议室和小组评审会议室。其中,评审主任办公会会议室需容纳40人(展映展评现场和评委住地各设1个,如现场与住地很近可合并),要有投影、多媒体播放设备,音响、移动麦克等电子设备;小组评审会议室分两类(小学类和中学类),各三组(科学探究纪录片、科学微电影和科普动画),共6个会议室(设在展映展评现场)。每个会议室需容纳10人,且有投影和音响设备。

4.作品展评场地

在活动主场地按照小学组、中学组分别设置相对封闭的学生申报作品展示区,场地应设在礼堂、多功能厅、大型会议室或教室等,通常能容纳300人左右。申报作品由组委会整理并提供。要求有投影仪,

多媒体播放设备,音响、移动麦克等电子设备。

5.交流分享场地

交流分享场地要求有投影仪、多媒体播放设备、移动麦克等电子设备。场地应能容纳300-400人。

6.科普讲座场地

科普讲座场地要求有投影仪、多媒体播放设备、移动麦克等电子设备。场地应能容纳300-400人。

7.颁奖典礼场地

开幕式、颁奖典礼场地通常应设在礼堂、体育场,可容纳不少于500人左右。场地具备主席台、灯光、舞美、投影、播放系统等晚会应具备的条件。

8.优秀科普艺术作品展示

优秀科普艺术作品展示包括优秀科普图书、影视、智能与主题活动相关的成果展示。场地可与开幕式场地重复使用。

二、食宿管理

(一)住宿安排

由组织委员会为正式代表提供食宿保障。根据活动规模,结合承办地实际情况,通常设置参评代表、嘉宾、评委三类住地。

1.参评代表住地

入住人员包括各省(区、市)参评学生、辅导教师、各省领队、媒体记者、主办单位工作人员、承办地省科协工作人员和志愿者。

住地尽可能安排在离活动现场较近、交通方便的地段。

2.嘉宾住地

入住人员包括主办单位嘉宾、接旗嘉宾、专项奖设奖单位嘉宾、参加名家面对面的特邀代表、主办单位工作人员、承办地科协工作人员、志愿者等。

3.评委住地

入住人员包括评委、相关工作人员和志愿者。住地要相对独立。每名评委一间标准间,房间配备笔记本电脑,可上网,便于专家审阅参评影像作品。

评委住地要设会务组,办公场所要开通宽带、长途电话,提供笔记本电脑2台,激光打印机1台,彩色喷墨或彩色激光打印机1台,A4复印纸。要安排1个可容纳40人的会议室供评委开会使用。

(二)饮食卫生

活动期间,承办单位要根据当地实际消费水平和《中央和国家机关和事业单位差旅费管理办法》的规定合理确定伙食标准,尽可能做到伙食多样化、营养化和风味化,使参评代表吃得饱、吃得好。同时要考虑不同民族代表的饮食习惯,合理调剂伙食。要指派专人负责督导代表、嘉宾、工作人员入住的宾馆、饭店严格执行《食品卫生法》,严把“采购、存贮、加工、供应”四个关口,实行饮食留样制度,确保饮食安全。

三、证件管理

1、展映展评活动相关证件分为:嘉宾证、评委证、代表证、工作人员和志愿者证等相关证件。依据参与活动对应人群制作发放和使用。

2、由组织委员会负责拟定终评证件制作方案,由承办地制作。

3、正式代表证由承办地负责接待人员发放,评委证件在评委报到当天放到专家个人资料袋中,剩余证件交由评审委员会管理。

4、组织委员会负责终评各种证件的统一管理,承办地工作人员配个落实证件制作、发放及管理。

四、安全保卫

(一)承办单位要成立活动安全应急组织机构,充分预想可能发生的交通事故、火灾、地震、踩踏、恐怖暴力等临时性突发事件,制定活动安全应急预案。

(二)活动中使用的车辆须性能良好、手续齐全;驾驶人员须具备职业资格和良好的职业素质。

(三)各住地设立医务工作办公室,如有伤病情况发生,及时进行紧急抢救处理,配合医务工作人员对患者进行救助。

(四)各省领队要对本省学生进行活动安全教育,强调组织纪律,明确请销假权限和安全界限划定。

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