第十一节 Word软件中批量处理的邮件合并

邮件合并，是Office Word软件中一种可以批量处理的功能。一般用于数据量较大，而每个文档框架相同，内容不同的情况下使用。是一个很适合班主任写通知书，学校发荣誉证书、毕业证之类处理的好方法。

邮件合并功能在老师们的日常工作中也常常用到，如填写期末通知书、考试监考桌牌、新生录取通知书、荣誉证书等的打印。使用邮件合并的功能，使我们这些工作变得简单轻松。邮件合并功能方法：在Office中，先建立两个文档：一个包括所有文件共有内容的主Word文档（比如未填写的通知书等）和一个包括变化信息的数据源Excel（填写的收件人、发件人、邮编等，也可以是Word文档），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去。

应用领域

1．批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。

2．批量打印信件：主要是觥换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。

3．批量打印请柬：同上2。

4．批量打印工资条：从电子表格调用数据。

5．批量打印个人评语：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。

6．批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。

7．批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称等资料，在word中设置打印格式，可以打印众多证书。

8．批量打印准考证、明信片、信封等个人报表。

总之，只要有数据源（电子表格、数据库）等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一页的方式从word中用邮件合并功能打印出来！

下面以打印学考监考桌牌为例来介绍邮件合并功能的使用。注意事项：在Word2010中使用邮件合并，Word2003中的邮件合并稍有不同，请读者自行对比一下。

第一步：打开Excel，编排好变化信息的数据源Excel文档，并将工作表改名为【学考】，并保存文档，如保存为【学考名单】即可。

见图1.11.1所示：

图1.11.2   编排好共有信息的文档

说明：图1.11.2中红色文字要为修改的数据，黑色文字为共有数据，目的是方便设置字体字号，最终都要改为黑色文字。

第三步：点击【邮件】菜单→【选择收件人】→【使用现有列表】。如图1.11.3所示：

图1.11.3   点击【邮件】菜单

在打开的【选取数据源】窗口中，单击已准备好的数据源Excel或word文档，如图1.11.4所示：

图1.11.5   单击【确定】按钮